Rust en structuur dankzij strakke planning
Van wie dat perfect opgeruimde bureau is? Van Shamyra Grosfeld, onze secretaresse. Al dekt die functietitel de lading niet, want Shamyra is een ware duizendpoot. Haar ultieme geluksmoment? Dat beleeft ze als zelfs de meest chaotische dag eindigt in overzicht en structuur.
Wat houdt het werk van een secretaresse bij een makelaarskantoor in?
“Van alles! Ik maak hoofdzakelijk koopovereenkomsten op. Ik check of alle benodigde stukken aanwezig zijn en controleer ze. Zodra een koopovereenkomst goedgekeurd en ondertekend is, hou ik alle gemaakte afspraken die erin staan in de gaten. Waar nodig onderneem ik actie. Daarnaast maak ik ook offertes op, die wij verkoopvisies noemen. Ook verzorg ik de opdrachten tot dienstverlening.”
Wanneer ben je tevreden over je werkdag?
“Als alles klopt en goed geregeld is. Ik vind het storend als zaken niet op tijd klaar zijn, incompleet of zelfs vergeten. Vervelend voor mij, maar vooral voor koper en/of verkoper en natuurlijk voor mijn collega’s. Ik heb mijn eigen werkwijze om te zorgen dat dat niet gebeurt. Zo gebruik ik onder andere takenlijstjes, die ik helemaal afga. Werkt perfect.”
Iemand die zo zorgvuldig werkt, hanteert vast ook een ‘clean desk policy’.
“Absoluut! Sterker nog: mijn bureau ziet er meestal uit alsof er niemand werkt. Opgeruimd, rustig, gestructureerd, daar houd ik van. Zéker geen chaos dus.”
Collega’s vinden het prettig dat ik alles in de gaten houd.
Welke eigenschappen moet iemand in jouw functie zeker hebben?
“Je moet rustig kunnen blijven en het overzicht houden, ook als het even hectisch is. En dat komt regelmatig voor! Er werken vijf makelaars op de afdeling Bestaande Bouw, die overal afspraken maken en dus ook vaak in en uit lopen met spoedklussen. Dus ik moet voortdurend snel schakelen.”
Hoe doe je dat?
“Door de rust te bewaren. En door te bepalen wat écht spoed is en wat eventueel kan wachten. Ook help ik de makelaars vaak van tevoren met zaken die spelen. Een aflopend ‘voorbehoud financiering’ of een missende verklaring erfrecht bijvoorbeeld. Ik hoor vaak van ze dat ze het prettig vinden dat ik alles in de gaten houd.”
Waarom zit je goed op je plek?
“Ik geniet van de puzzel die ik iedere dag leg. Natuurlijk heb je niet alles in de hand, maar dat is juist leuk. Verder zie ik ons team en de onderlinge samenwerking ook als geluksmoment. Ik werk sinds 2019 bij Van der Krabben, waar we niet alleen hard werken, maar samen ook plezier hebben. We zijn een echt mensenbedrijf.”
